Adjoint en Gestion de Scolarité H/F - Universite Grenoble Alpes

Présentation de la structure :

Le Département Licence Sciences et Technologies (DLST) coordonne les dix mentions de licence du domaine « Sciences, technologies, santé ».

Il assure le pilotage pédagogique des trois années de licence, en lien avec les composantes disciplinaires relevant des sciences fondamentales (UFR PHITEM, UFR IM2AG, UFR de Chimie-Biologie). À ce titre, le DLST est particulièrement chargé de l'organisation et de la gestion des enseignements de première et deuxième année (L1 et L2), tandis que la troisième année (L3) se déroule au sein des UFR disciplinaires.

Le DLST organise également les enseignements du Diplôme d'accès aux études universitaires scientifiques (DAEU B) et accueille environ 2 900 étudiants.

Missions principales :

Sous l'autorité de la responsable du service formation et au sein d'une équipe de 14 personnes, vous assurez la gestion administrative de parcours de licence, dont certains à dimension internationale. Vous veillez au bon déroulement administratif des cursus et accompagnez les étudiants tout au long de leur parcours.

Interlocuteur privilégié des équipes pédagogiques, vous travaillez en étroite collaboration avec celles-ci et assurez également l'information et l'orientation des usagers, internes comme externes, dans leurs démarches.

Activités principales :

- Accueillir, informer et orienter les usagers (accueil physique, téléphonique et traitement des courriels).

- Assurer la gestion administrative et pédagogique des étudiants inscrits dans plusieurs parcours disciplinaires et unités d'enseignement.

- Suivre le parcours administratif des étudiants tout au long de leur cursus, en veillant au respect des règlements des études et des modalités de contrôle des connaissances et des compétences.

- Assurer la diffusion et l'affichage des informations relatives à la scolarité.

- Gérer la scolarité des étudiants, de l'inscription administrative et pédagogique jusqu'à la publication des résultats.

- Organiser les différentes étapes de l'année universitaire : préparation des rentrées, planification et gestion des examens, organisation matérielle (listes d'émargement, sujets, enveloppes, reprographie).

- Préparer et organiser les jurys : planification, organisation logistique, saisie et contrôle des notes dans le logiciel de scolarité Apogée, édition et transmission des procès-verbaux et relevés de notes, archivage et sécurisation des actes de gestion.

Spécificités du poste :

- Congés à planifier exclusivement durant les périodes d'interruption pédagogique
- Activité marquée par des pics d'intensité, notamment lors des périodes d'inscription, d'examens et de jurys

Contrat d'un an renouvelable.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Excellente compétences en communication orale,Sens de l'accueil,de l'écoute et du service public,Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word),Collaboration avec les équipes pédagogiques,Réglementation sur la scolarité (connaissance),Excellente compétences en communication écrite,Respect de la confidentialité,Appropriation rapide logiciels Apogée, XIVO,PSTAGE,Aptitude au travail en équipe, capacité adaptation,Environnement enseignement supérieur et recherche

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.