Administration des Ventes ADV - Logistique H/F - 38

1. Présentation de l'entreprise

Savonnerie artisanale indépendante, engagée dans une production locale, écologique et qualitative.
L'entreprise compte actuellement 3 personnes et passera à 4 personnes avec ce recrutement.
Ce poste s'inscrit dans une phase de structuration, de fiabilisation des flux et d'amélioration de l'accueil client, afin de soutenir la croissance de l'activité tout en réduisant la charge mentale du dirigeant.

2. Intitulé du poste

Chargé-e d'administration des ventes (ADV), gestion des stocks, des flux et ventes au comptoir

3. Finalité du poste

Garantir la fiabilité et la fluidité des flux clients (B2B et B2C), des stocks et des approvisionnements, tout en assurant un accueil et des ventes au comptoir de qualité auprès des clients particuliers.
Ce poste est clé pour le bon fonctionnement quotidien de l'entreprise.

4. Positionnement dans l'organisation

Fonction support structurante
Poste non commercial B2B (pas de prospection)

Interface entre :
- clients B2B
- clients B2C (vente au comptoir)
- production
- fournisseurs
- comptabilité (cabinet externe)

Travail en lien direct avec le dirigeant et l'équipe de production

5. Missions détaillées
A. Administration des ventes (ADV - B2B)

- Réception et enregistrement des commandes clients B2B
- Vérification de la conformité des commandes (références, quantités, conditions)
- Suivi des commandes jusqu'à la livraison
- Coordination avec la production sur les délais et volumes
- Émission des bons de livraison (BL)
- Émission et suivi des factures clients
- Vérification de la cohérence commande / BL / facture
- Transmission des éléments nécessaires à la comptabilité

Objectif : fiabilité administrative totale et absence d'erreurs récurrentes.

B. Suivi administratif client

- Mise à jour des informations clients (B2B et B2C)
- Suivi des litiges administratifs simples (écarts, erreurs, retours)
- Classement et organisation des documents commerciaux

C. Gestion des stocks (matières premières, contenants et produits finis)

- Suivi régulier des niveaux de stock
- Mise à jour des stocks dans l'outil de gestion
- Définition et suivi des seuils d'alerte
- Identification des risques de rupture ou de surstock
- Suivi des stocks de produits finis destinés à la vente au comptoir

Objectif : sécuriser la production et garantir la disponibilité des produits pour la vente.

D. Approvisionnements et relations fournisseurs (opérationnel)

- Passation des commandes fournisseurs
- Suivi des délais de livraison
- Réception et contrôle des marchandises
- Signalement des anomalies (retards, non-conformités)
- Négociation tarifaire simple, dans un cadre défini
- Proposition d'optimisations (quantités, regroupements, alternatives)

La stratégie fournisseurs reste du ressort du dirigeant.

E. Ventes au comptoir (clients B2C)

- Accueil des clients particuliers au comptoir
- Présentation des produits et conseils d'utilisation
- Encaissement des ventes
- Gestion du stock comptoir (réassort, présentation)
- Contribution à une expérience client de qualité, cohérente avec les valeurs de la savonnerie
- Remontée des retours clients à l'équipe (produits, usages, demandes)

Il s'agit de vente au comptoir et de conseil,
pas de prospection commerciale active.

F. Gestion des flux et coordination interne

- Coordination entre commandes clients, production, stocks et livraisons
- Transmission claire et fiable des informations
- Alerte en cas de risque (retard, rupture, surcharge)
- Contribution à la fluidité globale de l'organisation

G. Organisation et amélioration continue

- Organisation rigoureuse de son travail
- Mise en place de méthodes simples (checklists, procédures)
- Amélioration continue des outils et pratiques
- Contribution à la fiabilité globale de l'entreprise