Agent de Gestion Participants H/F - EPOQUE

Époque est un cabinet de recrutement et de conseil en ressources humaines pour les entreprises à impact positif, spécialisé dans l'accompagnement des entreprises qui transforment la société : start-ups à impact, scale-ups, ETI et grands groupes en transition.

Notre mission est claire : connecter les talents aux organisations qui placent l'humain, la durabilité et l'innovation au coeur de leur stratégie.

Nous recrutons pour le compte d'un acteur majeur de l'évènementiel B2B, spécialisé dans l'organisation de congrès en France et à l'international. Société à taille humaine et entreprise à mission, notre client est reconnu pour son innovation et son engagement.

Accompagnement des participants dans toutes leurs démarches :

Avant et après l'évènement

• Participation à la mise en place des plateformes d'inscription.
• Suivi administratif et comptable des dossiers participants, de l'inscription à la facturation.
• Suivi des soumissions scientifiques.
• Facturation des sponsors.
• Échanges directs avec les participants (mail, téléphone).
• Préparation du dispositif d'accueil et des badges.

Pendant l'évènement

• Accueil des participants et remise des badges.
• Gestion des inscriptions sur place et du commissariat général.
• Encadrement des hôtes et des hôtesses.

Rigoureux et organisé, vous aimez le travail d'équipe et faites preuve d'adaptation. Votre aisance relationnelle vous permet de communiquer auprès de plusieurs interlocuteurs. Vous possédez un bon niveau d'anglais (niveau professionnel).

Travail en étroite collaboration au quotidien avec les chefs de projets, l'assistant administratif et la référente financière.

L'agent de gestion participant interagit également avec les cellulesIT et T&A. Il est l'interlocuteur privilégié des participants.

• Horaires / contraintes particulières : Contrat de 35h hebdomadaire. Horaires habituellement en journée, mais possibilité d'horaires décalés, soirées ou week-ends lors des événements.
• Déplacements professionnels : déplacements pour repérages, livraisons de congrès, en France et/ou à l'étranger et pour temps collectifs en présentiels avec les membres des autres agences.
• Environnement et outils de travail : travail sur écran, outils numériques, téléphone professionnel, logiciels métiers.
• Organisation du travail : Gestion simultanée de plusieurs dossiers. Travail en équipe, fonctionnement transversal, autonomie dans les domaines de responsabilité évoquées. Prépondérance du respect des plannings et échéances. Pics d'activité sur les périodes de de livraisons multiples d'évènements en plus de la production des autres évènements à venir.

• Sens du relationnel
• Anglais
• Travail en équipe
• Autonomie
• Rigueur et méthode
• Facturation