Agent Administratif H/F - Ime les Sources
- CDD
- Ime les Sources
Les missions du poste
Opérateur régional de santé privé à but non lucratif, l'UGECAM RHONE ALPES est un réseau de 5 établissements médico-sociaux (335 places), 3 établissements sanitaires (568 lits et places) et emploie plus de 1000 salariés. L IME et la MAS Les Sources à Meylan (38) accompagne 47 enfants, adolescents et jeunes adultes en situation de polyhandicap. 'établissement est médicalisé. Avec un accueil 365 jours sur 365 et 24h sur 24
Dans le respect des règles internes, conventionnelles et réglementaires et sous la responsabilité de l'encadrement et de la Direction, le technicien de planning assurera :
Gestion administrative
. Accueil physique/téléphonique, rédaction de courrier, traitements de données, suivi/préparation de dossiers...
. Devis, bon de commande, achat, et suivi de stock...
Gestion des plannings
. Elaboration et suivi du planning de l'ensemble des salariés
. Reporting des vacataires et intérimaires sur le planning
. Etude et vérification des trames de planning en lien avec l'équipe de Direction
. Gestion du planning du pool IDE/ASD/AES (jour et nuit) en lien avec l'équipe de Direction (Suivi PERMUTEO, listes .)
. Mise à jour et tenu de tableaux de suivi et tableaux de bord (suivi congés, mise à jour logiciel Gestor, .)
Gestion des remplacements (IDE, ASD, AP, ASH, .)
. Suivi des remplacements et consolidation des indicateurs RH associés
. Optimisation des remplacements
. Une fois la politique de remplacement mise en place, contrôle à postériori de son respect et alerte auprès de l'équipe de Direction
Recrutement
. Communication recrutement (mise à jour et dynamisation des supports) en lien avec le service RH
. Contact avec l'ensemble du réseau écoles IDE/ASD/AES et partenaires (intérims, Pôle emploi.)
. Recherche proactive de candidats sur les CV thèques en lien avec les écoles et partenaires
. Accompagnement et fidélisation du vivier de vacataire IDE/ASD/AES.
. Présélection des CV et prise de RDV en lien avec l'équipe de Direction
Dans le respect des règles internes, conventionnelles et réglementaires et sous la responsabilité de l'encadrement et de la Direction, le technicien de planning assurera :
Gestion administrative
. Accueil physique/téléphonique, rédaction de courrier, traitements de données, suivi/préparation de dossiers...
. Devis, bon de commande, achat, et suivi de stock...
Gestion des plannings
. Elaboration et suivi du planning de l'ensemble des salariés
. Reporting des vacataires et intérimaires sur le planning
. Etude et vérification des trames de planning en lien avec l'équipe de Direction
. Gestion du planning du pool IDE/ASD/AES (jour et nuit) en lien avec l'équipe de Direction (Suivi PERMUTEO, listes .)
. Mise à jour et tenu de tableaux de suivi et tableaux de bord (suivi congés, mise à jour logiciel Gestor, .)
Gestion des remplacements (IDE, ASD, AP, ASH, .)
. Suivi des remplacements et consolidation des indicateurs RH associés
. Optimisation des remplacements
. Une fois la politique de remplacement mise en place, contrôle à postériori de son respect et alerte auprès de l'équipe de Direction
Recrutement
. Communication recrutement (mise à jour et dynamisation des supports) en lien avec le service RH
. Contact avec l'ensemble du réseau écoles IDE/ASD/AES et partenaires (intérims, Pôle emploi.)
. Recherche proactive de candidats sur les CV thèques en lien avec les écoles et partenaires
. Accompagnement et fidélisation du vivier de vacataire IDE/ASD/AES.
. Présélection des CV et prise de RDV en lien avec l'équipe de Direction
Le profil recherché
Experience: 12 Mois
Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour enfants handicapés
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour enfants handicapés
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Compétences requises
- Gestion des données
- Gestion de l'emploi du temps
- SGBD
- Gestion des stocks
- Réactivité
- Rédaction de courriers