Assistant de Direction du Dgs - Mairie de Meylan H/F - Communes

L'assistant.e de direction apporte un appui permanent au DGS et à l'équipe de direction en matière d'organisation, de gestion administrative, de communication, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.C'est un poste de relais entre la direction générale et l'ensemble des services, qui suppose réactivité, discrétion et sens de l'organisation.Le champ d'action est large car il touche potentiellement à tous les sujets traités par la collectivité, sans que cela suppose un pilotage de ces sujets : l'assistant.e facilite et sécurise le fonctionnement quotidien de la direction et fait circuler l'information, il.elle ne porte pas de projets en propre.L'équipe de direction est composée :- D'un Directeur Général des Services (DGS)- D'un Comité de Direction (1 DGSA, 2 DGA, 1 Dir. CCAS)- D'un.e Assistant.e de direction du DGS- D'un.e Assistant.e des élus et chargé.e du protocole- D'un Chargé de transformation- D'une Chargée de mission citoyennetéLe poste d'assistant.e de direction est hiérarchiquement rattaché au DGS. Il/elle travaille en lien étroit avec l'assistant.e des élus et chargé.e du protocole.Missions principales :- Organisation et gestion de l'agenda du DGSGestion de l'agenda et des rendez-vous du DGS, préparation logistique des réunions et déplacements.- Accueil et circulation de l'informationAccueil physique et téléphonique, gestion des courriels et du courrier entrant/sortant de la direction, gestion des parapheurs.- Production de documentsRédaction et mise en forme de courriers, notes, comptes-rendus et supports de présentation (diaporamas, dossiers de réunion).- Appui logistique aux instances internes auprès de l'équipe de direction (CODIR, CODEP, COSER...)Appui à l'organisation matérielle des réunions de direction et des instances internes : planification, ODJ, supports, compte-rendu.- Suivi administratifClassement et archivage des dossiers, suivi de tableaux de bord administratifs, veille sur les échéances de la direction.Missions secondaires :- Administration fonctionnelle de logiciels métiers- Relais RH de premier niveau pour l'équipe de direction (suivi des congés, interface avec le service RH)Missions dans le cadre de la polyvalence avec le poste d'assistant.e des élus et chargé.e du protocole :- Assurer, en cas d'absence de l'assistant·e des élus et chargé·e du protocole, la continuité des missions essentielles du secrétariat de la Maire et des élus : gestion des agendas, accueil physique et téléphonique.- Contribuer à des tâches administratives transversales à la demande du DGS

SAVOIRS- Organisation et fonctionnement d'une collectivité territoriale et de ses services- Connaissances de base des instances et du fonctionnement des élus locauxSAVOIR-FAIRE OPERATIONNELS- Maîtrise des outils bureautiques (Office 365 : Word, Excel, PowerPoint, Outlook)- Maîtrise ou capacité à prendre en main les logiciels métiers utilisés par la collectivité- Techniques rédactionnelles : courriers, notes, comptes-rendus- Organisation et gestion d'agendas- Classement et archivageSAVOIR-ETRE ET COMPETENCES RELATIONNELLES :- Discrétion et respect de la confidentialité- Sens du service public et neutralité- Organisation, anticipation, rigueur- Capacité d'adaptation et réactivité face aux sollicitations multiples- Diplomatie et aisance relationnelle- Autonomie et capacité à alerter/rendre compte- Esprit d'équipe et goût pour la polyvalence

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Compte-rendu
• Pack Office
• Word
• PowerPoint
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation