Assistant Administratif 000110 H/F - Onet Propreté et Services

Acteur n°1 en France de la Propreté et des Services, nous agissons au quotidien pour la préservation de l'hygiène et de la propreté des lieux de travail, de transport, de soin, d'éducation, de loisirs... Nos outils et méthodes de pointe accompagnent nos équipes au quotidien, nous assurant ainsi une position de référent sur le marché de la propreté. Avec 62 000 collaborateurs et 180 implantations à travers le monde, Onet Propreté et Services fait partie du groupe Onet.
SECRETARIAT :Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externesPrendre les appels téléphoniques : relayer l'appel auprès du bon interlocuteur, prendre les messages et les diffuser en temps voulu, apporter un premier niveau d'informationAssurer le traitement du courrier (arrivée, départ)Organiser et coordonner les agendas, organiser les réunions et rdv et préparer les documents nécessaires à leur bon déroulementElaborer des comptes rendus et dossiers à partir de prises de notes en réunionsTraiter avec confidentialité des informations sensibles avec des interlocuteurs multiplesIdentifier les interlocuteurs pertinents en fonction des dossiersMettre en forme des documents - éditer et photocopier des documentsAnticiper et organiser les déplacements : réservation hôtelière et transport,Anticiper et organiser les déplacements : réservation hôtelière et transport, établissement des ordres de mission, engagement, feuille de routeEffectuer toutes tâches ou missions à la demande d'un responsable GESTION ADMINISTRATIVE ET COMMERCIALE :Mettre en place un système de classement et d'archivage accessibleClasser et archiver les documents papiers et électroniques selon les normes en vigueurMettre en place et assurer la mise à jour de la base de données clients/prospectsMettre en place et suivre le référencement de tous les contrats clientsRechercher des informations et des documents pour constituer des dossiers adaptés à une cible définieAssurer le traitement des devis et des appels d'offreCentraliser la gestion des stocks et des commandes. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES :Contribuer à la gestion et au suivi administratif du personnelRéaliser les formalités d'embauche : déclaratifs, contratsSuivre les accidents du travail, arrêts, visites médicalesAssurer la production du reporting réglementaireSuivre les procédures disciplinaires et les ruptures de contrats de travailGérer administrativement les réunions IRP et suivre les heures de délégationParticiper à la production de la paie du personnel de l'agenceAssurer la gestion et le suivi des actions de formation SUIVI BUDGETAIRE ET FACTURATION :Saisir les notes de frais, les contrôler et les approuverRéaliser les opérations comptables : provisions, frais, rapprochements bancairesPasser les commandes et saisir les factures fournisseursValider et saisir les éléments de facturation des chantiersAssurer le suivi administratif des contrats et règlements clients

SAVOIRSConnaissance de l'entreprise et de ses offresConnaissance des procédures internesBonne culture générale et économiqueAnglaisCOMPETENCES METIERMaîtrise des outils bureautiques comptablesMaîtrise des outils informatiques et du webMaîtrise des techniques rédactionnellesAPTITUDES COMPORTEMENTALESRéactivitéSens de l'organisation et anticipationRigueur et méthodeDiplomatieAutonomieCapacités relationnellesEsprit d'équipeFiabilitéOrientation client interne et externe

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