Assistant Administratif - Grenoble-Alpes Métropole H/F - Structures de coopération territoriale

- Effectuer le suivi administratif du PLIE

- Assurer un appui auprès des responsables de territoire du PLIE

- Assurer un appui au bon fonctionnement de la direction

Activité 1 : Effectuer le suivi administratif du PLIE

- Venir en appui du binôme des assistantes administratives : Traitement des contrats d'engagement du PLIE

- Assurer leur remplacement sur leurs missions en cas d'absence :

· Saisie de données dans le logiciel Viesion

· Traitement des contrats d'engagement du PLIE

· Réalisation de requêtes dans le logiciel Viesion, classement des documents des participants PLIE

· Liens avec les référents PLIE, les interlocuteurs du conseil départemental, de France Travail et de l'ensemble des structures partenaires

· Organisation et présence au sein des Commissions locales d'admission des bénéficiaires au sein du PLIE, en appui d'un des 2 responsables de territoire PLIE

Activité 2 : Assurer un appui auprès des responsables de territoire du PLIE et des administrateurs du logiciel métier Viesion

- Assurer un soutien administratif et logistique aux dossiers suivis par les responsables de territoire, par exemple :

· Organisation des réunions : identification d'une date, envoi des convocations et du dossier

· Appui sur les missions de communication de la direction (notamment le site web)

- Assurer des missions simples dans le logiciel métier Viesion en collaboration avec les administrateurs du logiciel

Activité 3 : Assurer un appui au bon fonctionnement de la direction

- Assurer la gestion de l'agenda de la directrice : organisation de réunions, programmation de points récurrents, veille sur le bon enchainement des RDV

- Mettre à jour les pages de l'intranet de la Métropole dédiées à la direction insertion emploi

- Venir en appui de l'équipe des assistants de la direction pour les missions du quotidien : orientation du courrier, commande de fournitures, suivi des parapheurs...

Statut : cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : formation spécifique en secrétariat administratif
Expérience souhaitée : sur poste similaire

CONNAISSANCES

Techniques de secrétariat et de gestion administrative
Connaissance ou sensibilité aux enjeux de l'insertion professionnelle, du droit du travail et du monde économique
Fonctionnement des collectivités territoriales
Techniques de communication orale et écrite

SAVOIR FAIRE

Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) ainsi que le logiciel VIeSION
Rédiger avec aisance et précision, dans le respect des règles d'orthographe et de syntaxe
Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
Recueillir, traiter et transmettre des informations de manière fiable et rigoureuse
Communiquer efficacement à l'écrit comme à l'oral
Organiser et assurer le suivi administratif des dossiers et des activités de la direction

SAVOIR ETRE

Sens de l'organisation et rigueur
Autonomie et capacité d'adaptation
Aisance relationnelle et esprit de collaboration

• Outlook
• Orthographe
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Droit du travail
• Autonomie
• Excel
• Compte-rendu
• Rigueur et méthode
• Word
• Traitement du courrier
• Prise de note
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation