Adjoint en Gestion de Scolarité H/F - Université Grenoble Alpes

Le Secteur Santé qui regroupe les UFR de Médecine et de Pharmacie, organise la formation des étudiants dans les différentes spécialités médicale, pharmaceutique, maïeutique ainsi qu'aux trois spécialités que sont La pharmacie hospitalière, la pharmacie industrielle et l'officine. Il contribue également à la formation de
certaines professions paramédicales pour un total de près de 11 000 étudiants.
Le service formation du secteur santé est composé de 60 agents et assure la gestion administrative des étudiants, à travers huit bureaux, dont les formations paramédicales. Ce service est organisé par bureau, correspondant à un cursus ou à un cycle de formation.
Découvrez le Secteur santé sur son site web , ainsi que l'Université Grenoble Alpes (UGA) sur son site

Missions principales:

Sous l'autorité de la responsable du service formation, vous serez en charge de la gestion administrative et pédagogique des étudiants. Appréciant l'environnement universitaire, vous travaillerez en lien avec les équipes pédagogiques ainsi que la responsable et les gestionnaires du bureau de scolarité.

Activités principales :

- Accueillir et informer les étudiants des différentes formations.

- Organiser la rentrée : participer à la journée d'accueil avec l'équipe pédagogique, diffuser des documents etc.

- Gérer et suivre les inscriptions administratives et pédagogiques.

- Organiser les examens : gérer le calendrier, les convocations, le procès-verbal, recueillir les sujets, saisir les notes, participer à la commission du jury de délibération, éditer les relevés de notes etc.

- Assurer l'accueil téléphonique et physique.

- Gérer les candidatures des étudiants français et étrangers / - vérifier les pièces, élaborer des PV de commission, saisir les avis (la connaissance de l'anglais serait un plus)

- Gérer les parcours de formation (SIDES UNESS )

- Gérer et suivre les stages et les retours des stages

- Assurer la gestion pratique des formations : gestion de la logistique des formations : réservation de salles, planning...

Rémunération :

A partir de 1867€ mensuel brut et en fonction de l'expérience.

Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 290 €.

- Connaître le rôle, l'organisation et le fonctionnement de l'Université ainsi que la règlementation de la scolarité serait un plus

- Maîtriser les logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
Être en capacité de se former rapidement aux logiciels métier (Apogée, E-candidat)

- Connaître les bonnes pratiques administratives

- Savoir accueillir et informer

- Savoir recueillir et transmettre des informations orales et écrites

- Savoir prioriser et planifier ses activités en fonction des priorités du service

- Faire preuve d'organisation, de qualités relationnelles et d'autonomie

- Capacité à travailler en équipe

- Avoir le sens du service public et d'équité à l'égard du public

• Sens du relationnel
• Anglais
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Word
• PowerPoint
• Permanence téléphonique