Responsable Fonctionnel Scolarité H/F - Institut Polytechnique de Grenoble

Le service scolarité de la Prépa des INP est chargé de l'accueil et de tous les actes administratifs liés au recrutement et au déroulement de la scolarité de 280 élèves (Sites Grenoble et Cambrai). Il collabore avec l'équipe pédagogique pour l'organisation des formations et assure la mise à jour des bases de données métier.

Il travaille en coordination avec les services du département: Communication, recrutement concours, et RH. Il existe une antenne à Valence qui compte 70 élèves.

Sous l'autorité de la directrice administrative et l'autorité fonctionnelle de l'équipe pédagogique et en lien avec le service central de scolarité, le ou la responsable de scolarité:
- Conduit les actes administratifs liés aux inscriptions (administratives et pédagogiques) des étudiants et au suivi pendant l'année.
- Définit les structures pédagogiques et modélise dans les applications métiers: apogée et Ref'Ens.
- Contribue à la formalisation, l'actualisation et à la mise en oeuvre des procédures de scolarité.
- Assiste la direction des études.
- Assure l'information, l'accueil et l'accompagnement des étudiants
- Reçoit les étudiants, assure un rôle de conseil et de supervision, gère les dossiers à caractère social, suit les demandes d'aménagement de scolarité, met à jour et diffuse les informations concernant la scolarité.
- Organise les examens (gestions des devoirs surveillés, rattrapages de tous les étudiants dont haut niveau en situation de handicap et encadre les personnels de surveillances.
- Prépare et participe aux conseils pédagogiques, pré-jury et jurys des 1A et 2A.
- Assure la gestion de la reprographie
- Contribue au pilotage du département :
- Produit les tableaux de bord nécessaires au pilotage du service et répond aux enquêtes
- Assure une veille réglementaire et contribue aux mises à jour des règlements des études et examens.
- Est référent.e RGPD scolarité
- Assure la coordination avec les services du département, avec l'antenne de Valence, et l'établissement :

*Participe au réseau des responsables de scolarité de l'établissement.
*Représente le département dans différentes réunions ou commissions et participe ponctuellement au bureau pédagogique

Pour mener à bien ses missions, la personne recrutée devra s'appuyer sur les compétences suivantes :
- Maîtriser la règlementation inhérente au domaine de la scolarité dans l'enseignement supérieur
- Maîtriser les applications dédiées: Apogée, Ref'Ens, ADE et les outils bureautiques courants
- Avoir des connaissances générales en matière de droit public
- Savoir expliquer la réglementation applicable à ses collaborateurs et aux usagers
- Savoir rédiger des notes d'information à destination des étudiants et des enseignants
- Savoir anticiper, organiser, prioriser et structurer les activités au sein du service, en fonction des règles en vigueur et des contraintes de calendrier
- Savoir travailler en équipe avec des publics variés
- Rigueur, autonomie
- Capacité de reporting et d'alerte
- Disponibilité
- Savoir faire face aux imprévus et aux urgences
- Savoir anticiper
- Savoir prendre des décisions

• RGPD
• Reporting
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Veille réglementaire