Secrétaire de Direction H/F - Direction Departementale des Territoires

Au sein de la direction départementale des territoires comprenant 210 agents répartis dans sept services et une direction composée d'un directeur, d'une directrice adjointe, d'un cabinet,
le/la secrétaire de direction, en binôme avec l'assistante de direction, a pour mission d'assister le directeur, la directrice adjointe et le directeur de cabinet.

Basé(e) à Grenoble, le/la secrétaire de direction est rattaché(e) hiérarchiquement au directeur de cabinet. Il/elle dispose d'une excellente capacité d'organisation et de gestion des priorités.

Il/elle garantit une assistance organisationnelle optimale au directeur, à la directrice adjointe et au directeur de cabinet. Il/elle assure, en binôme, le suivi de leurs agendas en anticipant les différentes demandes organisationnelles en découlant.
Compétent dans le domaine de la bureautique, il/elle s'occupe des tâches administratives quotidiennes en exécutant toutes les tâches classiques de direction : mise en forme de documents, préparation des dossiers de réunion, gestion des dossiers d'ordre de mission.
Le/la secrétaire de direction assure avec l'assistante de direction la continuité de secrétariat de la direction.

Enjeux principaux du poste :

II/elle travaille en collaboration directe avec les membres du comité de direction. Il/elle assure la liaison avec le secrétariat des services de la DDT, le secrétariat général commun départemental de l'Isère et les secrétariats des sous-préfets d'arrondissement et de la préfète. Le/la secrétaire de direction est également en contact avec les secrétariats des partenaires de la DDT (EPCI, communes, acteurs socio-professionnels, associations, .).

Vos missions principales :

Gestion administrative et logistique de la direction :
- gestion des appels téléphoniques
- accueil physique
- gestion des courriers entrant et sortant
- diffusion des revues périodiques
- gestion de la boîte mail fonctionnelle de la direction (transfert des éléments et suivi des réponses)
- mise à la signature des éléments produits par le service selon la procédure en vigueur
- participation aux réunions agenda de direction, réunion du cabinet
- constitution de dossiers, classement, archivage

- appui à la gestion RH : suivi du tableau prévisionnel des congés, CET, régularisation horaire de l'encadrement (directeurs, directeur de cabinet, chefs de service)
- publication au recueil des actes administratifs
- gestion logistique du site en lien avec cabinet et le Secrétariat Général Commun

Assistance des directeurs et directeur de cabinet, en binôme avec l'assistante de direction,:
- suivi des agendas des directeurs et du directeur de cabinet en lien avec les agendas du corps préfectoral
- suivi des courriers réservés ; annotés
- organisation des déplacements
- organisation des bilatérales avec le corps préfectoral, le conseil départemental et les EPCI
- anticipation et suivi des échéances
- suivi des achats Carte Bancaire

Profil Recherché :
Vous êtes rigoureux(se), réactif(ve) organisé(e), doté(e) d'un sens de la confidentialité

Vous avez une bonne culture administrative.

Vous disposez de qualités rédactionnelles, êtes capable de gérer plusieurs tâches simultanément tout en faisant preuve d'anticipation et d'autonomie et avez la capacité de travailler ponctuellement dans des délais contraints.
Vous avez un bon relationnel et appréciez le travail en équipe.
Vous maîtrisez très bien les outils informatiques.
Des expériences précédentes en tant que secrétaire administratif(ve) de direction sont un atout.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) des activités économiques

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Gestion de l'emploi du temps
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique