Assistant·e Administrative H/F - Mairie

Profil n° RH. 2026 - n°08 : Assistant administratif H/F du Centre technique municipal

Au cadre d'emploi de catégorie C - Adjoint administratif

Recrutement le 2 juillet matin

Faire acte de candidature auprès de Monsieur le Maire de VARCES avant le 21/06/2026

par courriel : ****@****.** en précisant la référence Profil n° RH. 2026 - n°08

MISSIONS :

Au sein du service Centre technique municipal, avec l'appui de votre responsable, vous aurez pour missions de :

1- Assurer l'accueil physique et téléphonique des entreprises, partenaires et habitant

2- Être responsable du bon suivi des demandes issues du logiciel OpenGST et du courrier
- Réceptionner des fiches de liaison et suivre le tableau pour ce qui concerne les services techniques. A ce titre, vous travaillerez en binôme avec l'assistante du service urbanisme sur les tâches urgentes : fiches de liaison, relation avec la métropole, .
- Suivre les demandes de réservation diverses (cure, véhicules, matériel) via le progiciel OpenGst
- Gestion du courrier habitant/partenaire du service via le logiciel de la collectivité Elise
- Rédiger des projets de courriers/courriel de réponse

3- Être référent de l'exécution budgétaire du service
Avec le responsable de service et le directeur de pôle, vous contribuez à la préparation budgétaire tant sur la partie fonctionnement que sur le budget d'investissement.

Vous utiliserez le logiciel Ciril pour :
- Elaborer le budget de la commune
- Gérer les demandes de devis
- Établir les bons de commandes
- Suivre le budget de la commune
- Effectuer le rapprochement d'écriture comptable
A ce titre, vous êtes en lien étroit avec le service Finances de la collectivité.

4- Assurer des missions ressources
- Gérer les contrôles d'accès aux bâtiments (clés) et, suivi rigoureux et création des badges SALTO des élus, agents ou entreprises extérieures.
- Festivités : réaliser les arrêtés et les déclarations en préfecture (feu d'artifice)
- Suivre la gestion des ressources humaines en lien avec le responsable (formation, EPI, .)
- Réalisation et suivi des dossiers de subvention en lien avec la hiérarchie
- Réponse aux DICT (déclaration d'intention de commencement de travaux) concernant les réseaux communaux et établissement de permission de voirie sur les domaines non transférés (Aide en cas d'urgence à la rédaction des arrêtés)

5- Etre référent « sécurité, accessibilité » sur le patrimoine communal :
- Suivis des contrôles obligatoires sur les bâtiments communaux et des ERP présents sur la commune, ainsi que des rapports de vérifications, et faire remonter les besoins de mise aux normes au responsable du CTM
- Aires de jeux : établir un dossier pour la vérification annuelle
- Visiter et suivre des sous-commissions de sécurité des ERP publics et privés de la commune
- Accessibilité : suivi des dCOMPETENCES RECHERCHEES

Savoirs
- Avoir des notions en termes de comptabilité publique
- Savoir suivre l'exécution budgétaire du service
- Maîtriser les principes de la réglementation ERP : sécurité incendie et accessibilité
- Avoir des connaissances en matière de sécurité des agents : gestion des EPI, formations et mises à jour
- Connaître et appliquer la législation en vigueur afférente aux diverses compétences du service
- Connaissances de la fonction publique territoriale

Savoir faire
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des différentes activités
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
- Maîtrise de l'outil informatique et des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie)
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires
- Sens de l'ossiers Ad'Ap

Experience: 6 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Gestion de l'emploi du temps
• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Traitement du courrier