Secrétaire Administrative Polyvalent H/F - SIAAJ

Sous la responsabilité des directrices de l'association, vous assurez un rôle central dans le fonctionnement administratif de la structure, en lien étroit avec l'équipe d'intervenants socio-judiciaire et la direction (équipe pluridisciplinaire de 9 salariés).

Accueil et secrétariat
- Accueil physique et téléphonique du public
- Gestion du standard, de la messagerie et du courrier

Suivi administratif des mesures judiciaires
- Réception et enregistrement des mesures
- Préparation et suivi des dossiers
- Suivi des AFM (enregistrement et relances auprès des juridictions)
- Suivi et mise à jour des données et des tableaux de reporting
- Classement et archivage

Appui aux intervenants socio-judiciaires
- Gestion des rendez-vous et des convocations
- Impression et transmission des rapports

Appui à la direction
- Élaboration et mise à jour de tableaux de bord et statistiques
- Participation aux outils de pilotage et supports internes

Gestion administrative de la facturation
- Saisie et suivi des mémoires via Chorus Pro
- Transmission des factures sur le logiciel FULLL
- Vérification administrative des frais de mission

Tâches annexes
- Gestion des fournitures
- Relation avec les fournisseurs et prestataires (téléphonie, etc.)

Connaissance du secteur socio-judiciaire serait un plus.
Maitrise des logiciels NemoWeb et ChrousPro appréciée.

Type de contrat proposé : CDD de 6 mois dans un premier temps
Type d'emploi : Temps partiel (0,8 ETP)
Base : 37 heures hebdomadaires (RTT)

Experience: 24 Mois

Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la gestion administrative d'une activité,Utiliser les outils numériques,Maitrise outils bureautique (Excel),Maitrise logiciels NemoWeb/ChrousPro,Rigueur dans la saisie et mises à jour des données,Connaissance du secteur socio-judiciaire,Connaissance du public placé sous main de justice

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Gestion de l'emploi du temps
• Vérifications administratives
• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier