Assistant·e de Gestion RH - Mairie de Grenoble H/F - 38

L'assistant-e administratif-ve est en charge du secrétariat du service Parcours professionnels. Ce dernier a vocation à maintenir et développer les compétences des agent-es et mettre en oeuvre les axes prioritaires de la politique formation de la Ville et d'accompagner les agent-es dans leur évolution professionnelle. Sous la responsabilité du-de la chef-fe de service, l'assistant-e administratif-ve apporte une aide au service en termes d'organisation et de gestion du service, de secrétariat, de classement et de suivi de dossiers.

Organisation de la vie professionnelle du service
- Accueil des agent-es et des partenaires (physique et téléphonique) : renseigner, apporter un premier niveau d'information, orienter.
- Planification et organisation des RDV et réunions
- Gestion et répartition du courrier
- Gestion des boites mails
Coordination du secrétariat du service
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives et financières en lien avec le-la comptable et le-la responsable de service (utilisation de l'application Grand angle)
- Suivi et contrôle des frais de déplacements
- Rédaction de comptes rendus, de courriers, d'invitations
- Suivi et mise en forme de documents administratifs
- Gestion du système documentaire (dossiers et répertoires informatiques)
- Amélioration ou élaboration des supports informatiques (tableau de bord...)
- Réception, traitement et diffusion d'informations
- Tri, classement et archivage de documents
Suivi de formations et soutien administratif aux chargé-es et gestionnaires de formation:
- Inscription des agent-es et envoi des convocations
- Saisie de l'ensemble des inscriptions CNFPT
- Suivi et organisation logistique de formations gérées par le service formation.