Responsable Opérationnel du Pôle Formation Initiale et Diplôme H/F - 38

Grenoble IAE - INP, UGA (Graduate School of Management de l'Université Grenoble Alpes) regroupe environ 1400 étudiant.es en France et à l'étranger, et diplôme chaque année plus de 900 personnes, dont plus de 700 Master 2.
Sa mission est de révéler et connecter les talents pour un management responsable et innovant dans les organisations locales et internationales : nos diplômés Bac +5 sont experts, collaboratifs, innovants et ouverts à l'international.
La formation dispensée combine ainsi période internationale, développement de l'esprit d'entreprendre et expertise métier, via une vingtaine de parcours en masters spécialisés. Son corps professoral permanent regroupe plus de 70 enseignants, majoritairement enseignants-chercheurs en sciences de gestion, et travaille avec près de 400 intervenants extérieurs.
https://www.grenoble-iae.fr/Sous la responsabilité de la responsable du service formation, vous serez en charge de la responsabilité du Pôle Formation Initiale et du pôle Diplôme, soit 9 gestionnaires à encadrer.
Le service comprend 22 gestionnaires réparti sur 5 pôles : Pôle Formation Continue/EXED-Alternance, Pôle de Valence, Pôle système d'information de l'étudiant, le Pôle Formation Initiale et le pôle Diplômes.
Les missions sont assurées en collaboration avec les responsables pédagogiques des formations et la direction des études.

Manager et animer

- Coordonner et encadrer des gestionnaires en charge des filières en formation initiale et la gestion des diplômes sous la responsabilité du chef de service formation
- Assurer le suivi des procédures avec la référente des systèmes d'information de l'étudiant
- Veiller à la conformité des procédures et du respect des modèles en application
- Accompagner les nouveaux personnels et contribuer à la professionnalisation des gestionnaires
- Gérer les congés et conduire les entretiens professionnels, évaluer les personnels

Contribuer au pilotage et à la coordination du service (site Grenoble et Valence)

- Être référent des aspects administratifs en lien avec le responsable du service et la direction des études
- Contribuer à l'amélioration des processus métiers
- Informer, orienter et accompagner les usagers
- Coordonner les campagnes de recrutement des étudiants, les inscriptions administratives, pédagogique et la complétude des conventions de stage
- Coordonner et suivre l'organiser des examens et les jurys
- Administrer et exploiter des bases de données relatives à la scolarité des usagers, élaborer des outils d'aide à la prise de décision (indicateurs, tableaux de bord), produire des bilans et des statistiques
- Modélisation de l'offre de formation et assistance technique de niveau 1
- Arbitrage des besoins en salles et amphis pour coordonner la réservation avec les autres responsables de pôle
- Veille sur la complétude des diplômes, remise des diplômes en présentiel, participer à l'organisation de la cérémonie de remise des diplômes, répondre aux demandes des étudiants et des organismes de certifications
- Accompagner la Direction des Etudes