Assistant de Direction H/F - 38

CONTEXTE

Le CCAS de Grenoble porte et anime la politique sociale de la Ville. Dans un contexte socio-économique évolutif et complexe, face une demande sociale prégnante, il a fait le choix de maintenir un niveau de service à la hauteur des attentes des usager-ère-s et des engagements politiques.

Le CCAS, c'est 1200 agent-e-s, 70 établissements, 3 directions d'Actions Sociales : Petite Enfance, Personnes âgées, Lutte contre la Pauvreté et la précarité, et des directions ressources.

FINALITES

» Assurer l'interface établissements siège des 33 services gérés par la Direction socaile concernée

» Assister le Directeur et les directeurs adjoints en termes de gestion du temps, de traitement et de circulation de l'information (écrite et orale), de communication, de suivi et de classement des dossiers,

» Assurer le 1 accueil pour les partenaires et usagers, et les orienter pour garantir une réponse rapide et pertinente.ACTIVITES PRINCIPALES

» Assurer l'accueil téléphonique de la Direction et aux besoins d'autres Directions

» Gestion de l'organisation du service

- Assurer la mise jour de l'agenda de la direction sur Outlook,

- Planifier et organiser les réunions de coordination des directions déléguées, de la direction avec les services et/ou des partenaires extérieurs

- Prendre en compte et traiter l'ensemble des demandes des établissements en assurant le lien avec les services ressources du siège (travaux, ressources humaines, administration générale),

- Organiser les différentes réunions en lien avec les secrétariats des établissements,

- Participer à la conception de tableaux de bord, les mettre à jour et alerter en cas de besoin,

- Recenser les besoins et veiller à la disponibilité des fournitures de bureau et autres consommables,

- Gérer les agendas de la directrice et des directeurs délégués en lien avec eux

» Traitement de l'information

- Recueillir, enregistrer trier et diffuser le courrier, par l'alimentation et le suivi d'un outil de type chrono

- Saisir et valoriser tout type de documents (Word, Excel, PowerPoint) en veillant au respect de la charte courrier,

- Rédiger des comptes rendus de réunions, des délibérations et des courriers à partir d'éléments fournis,

- Faire le lien avec les secrétariats des établissements pour diffusion d'informations et bonnes pratiques

- Organiser et assurer le classement papier et informatique, la bonne utilisation de l'arborescence de la direction d'action socile concernée

» Gestion de dossiers spécifiques

- Suivre les contrats de prestation et conventions de partenariat en cours, alerter sur les renouvellements, inscrire les conventions à l'ordre du jour du Conseil d'Administration, assurer la rédaction de délibérations simples,

- Suivre les conventions de stage, et les consommations de l'enveloppe de gratification, en lien avec les autres directions du CCAS,

- Rechercher et synthétiser des informations en vue de la constitution de dossiers thématiques ou relatifs à un événement particulier,

- Etre force de proposition pour la création d'outils de suivi,

- Aider à la réalisation des rapports d'activité

- Etre l'interface entre les établissements et services de la direction d'action sociale concernée et la direction de la communication pour la veille et la valorisation d'évènements ou activités

- Référent Octime

- Référent Astre

- Référent Nouveaux Arrivants

» Assurer la gestion des enveloppes budgétaires du service (commandes, engagements, liquidation des factures).