Gestionnaire Administratif·ive et Financier H/F - 38

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.Présentation de la structure :

L'ILCEA4 (Institut des langues et cultures d'Europe, Amérique, Afrique, Asie et Australie) est un laboratoire qui réunit plus d'une centaine de chercheurs dans les domaines des langues anglaises, allemandes, hispaniques, slaves et orientales, ainsi que de la traduction spécialisée et des langues de spécialité. Il est structuré autour de 6 équipes de recherche et de 3 axes transversaux.

L'ILCEA4 comptabilise une centaine de membres, parmi lesquels 80 enseignants-chercheurs, 40 doctorants, 30 chercheurs associés ou invités, quelques stagiaires et 3 personnels d'appui à la recherche (1 responsable administrative et 2 gestionnaires).
https://ilcea4.univ-grenoble-alpes.fr/

L'équipe administrative est composée d'une responsable et de deux gestionnaires (1 cat. B et 1 cat. C) placées sous son autorité.

Missions principales :

Sous la responsabilité de Sarah ARAB GAUTHIER, vous devrez assurer, en collaboration avec la direction de l'unité de recherche ILCEA4, les gestions administrative et financière du laboratoire (3 équipes de recherche et deux axes transversaux) et l'organisation des manifestations scientifiques.

Activités principales :

Gestion administrative :

- Accompagner et suivre les doctorants et les stagiaires
- Organiser et gérer des soutenances de thèse en collaboration avec l'école doctorale
- Etablir des attestations de conventions, de certificats administratifs
- Préparer et suivre des dossiers de demande de subvention
- Réserver des salles via ADE et gestion de la salle recherche de l'ILCEA4 (validation des demandes de réservation)

Gestion financière et comptable :

- Prendre en charge et suivre des opérations comptables de l'unité dans SIFAC
- Prise en charge des missions des enseignants-chercheurs et des doctorants (établissement des ordres de mission, des états liquidatifs) via l'outil NOTILUS
- Mettre en paiement des gratifications des stagiaires de l'unité
- Gérer et suivre de l'exécution financière des contrats de recherche
- Actualiser des tableaux de bord de suivi des dépenses (activités scientifiques, missions, soutenances)

Organisation de manifestations scientifiques :

- Préparer et organiser des manifestations scientifiques de l'unité (suivi financier, réservation des salles, sélection du traiteur, hébergement et restauration des conférenciers)
- Réserver des titres de transport et hébergement des agents de l'UGA et des personnes extérieures (demande de devis, réservation des billets de transport et nuits d'hôtel via l'application FCM)
- Emettre des factures de vente (attribution subventions)

Se rendre disponible et faire preuve de flexibilité pour les colloques et journées d'étude, y compris en dehors des heures de travail (pauses déjeuner).

Une expérience de 2 ans est un plus.